6
GroupWise 7 WebAccess Client User Guide
no
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n)
6 Ap
ril 20
07
2.8
Using Proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.8.1
Managing Someone Else’s Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.8.2
Granting Proxy Access to Your Mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.8.3
Granting All Users Access to Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.9
Saving Items in Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.9.1
Saving an Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.9.2
Saving Status Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.9.3
Saving an Unfinished Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.10 Opening and Emptying the Trash. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.10.1
Opening Your Trash. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.10.2
Saving an Item That Is in Your Trash. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.10.3
Emptying the Trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.10.4
Emptying Selected Items from the Trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.10.5
Undeleting Items from the Trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3 Working with Items in Your Mailbox
43
3.1
Understanding GroupWise Item Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3.2
Sending and Receiving Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.2.1
Sending Mail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.2.2
Sending Phone Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.2.3
Adding A Signature to Items You Send . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.2.4
Using Spell Checker. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
3.2.5
Undoing the Last Text Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
3.3
Attaching Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
3.3.1
Attaching a File to an Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3.3.2
Managing Attached Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.4
Managing Sent Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.4.1
Confirming Delivery of Items You've Sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.4.2
Displaying Sent Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.4.3
Retracting Items You've Sent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.4.4
Checking the Status of Your Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.4.5
Receiving Notification About Items You Send . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3.4.6
Requesting a Reply for Items You Send . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3.5
Managing Received Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3.5.1
Reading Items You Receive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.5.2
Replying to Items You Receive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.5.3
Forwarding Items to Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.5.4
Printing Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.5.5
Creating a Checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.5.6
Viewing the Source of External Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4 Scheduling Group and Posted Items
57
4.1
Scheduling Appointments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.1.1
Scheduling an Appointment for Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.1.2
Rescheduling an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.1.3
Canceling an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.1.4
Scheduling an Appointment for Yourself . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.1.5
Checking When Everyone Is Available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
4.2
Sending Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.2.1
Assigning a Task to Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.2.2
Assigning a Task to Yourself . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.2.3
Marking Tasks Completed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.3
Sending Reminder Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.3.1
Scheduling a Reminder Note for Yourself . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.3.2
Scheduling a Reminder Note for Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
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