Altigen MaxOutlook, Manual

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iv MaxOutlook Manual
Dialing Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Shortcut-Key Dialing and Smart Tag Dialing . . . . . . . . . . . . . . . 24
Dialing Speed Dial Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Redialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Placing Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Using Call Waiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Station Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
MeetMe Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Working in the MeetMe Conference Window . . . . . . . . . . . . . . . 33
Creating a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
E-mailing a Meeting Invitation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Starting and Stopping a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
What the MeetMe Conference Host Can Do . . . . . . . . . . . . . . . 40
Continuing a Meeting Beyond Its Duration Time . . . . . . . . . . . . 40
Joining a MeetMe Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Recording Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Recording on Demand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Using Account Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Using Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Dealing with Voice Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Save at Remote Server or Export Locally. . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Returning a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Attaching a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Forwarding Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Monitoring the Activity of Other Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Choosing Extensions to Monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Reading the Monitor List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Calling a Monitored Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Viewing the Call History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Using the Contacts Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
C
HAPTER
5
Configuring MaxOutlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Configuring Microsoft Office programs to display the Max Smart
Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53