background image

 

Place a Call 

 

Dial a number and then lift the handset (or press  speaker button). 

 

Lift handset (or press 

New Call 

or speaker button) and dial a number.

 

Internal Calls  (4 Digit Extensions) 

 

Dial a users 4 digit extension to call to an internal phone.   

Local Calls 

 

Dial 9+XXX-XXXX  

Long Distance Calls 

 

Dial 9+1-XXX-XXX-XXXX  

Emergency (911) Calls

 

 

Dial either 2222 or 2226 (911 and 9+911 will be directed to 2222).  

Answering & Ending a Call 

 

Lift handset, press the 

Answer 

soft key or speaker button. 

 

 

Hang-up handset or press the 

EndCall

 softkey to end a call.

 

Ignore a Call (Divert) 

 

When the phone is ringing, but you want to send the caller directly to 
your voicemail, press the 

Decline

 softkey.

 

Redial a Number 

 

Press 

Redial 

softkey 

 

 

Lift  the  handset  and  press  the 

<Navigation> 

pad  arrows  to  select  a 

number from your call history

 

Corporate Directory 

(1)  Press 

Contacts 

 

(2)  Select 

Corporate Directory

.  

(3)  Select either First Name, Last Name or Number 
(4)  Enter the search criteria, press 

Submit

, and select a contact.  

(5)  Press 

Dial 

or Press 

Details 

to check user details. 

Hold And Resume A Call 

(1)  To  place  call  on  hold,  press 

Hold 

button. 

(2)  To retrieve call, either press the 

Resume

 softkey or 

Hold

 button . 

Transfer a Call 

(1)   Verify that you are on an active call (not on hold). 

(2)  Press 

Transfer 

(3)  Enter the transfer recipient’s phone number. 

(4)  Wait for the recipient to answer or skip to Step 5. 

(5)  Press 

Transfer 

again. 

View Call History/Place Calls Via Call History 

(1)  If you have multiple lines, select a line to view. 

(2)  Press 

Applications

 

(3)  Scroll to 

Recents

 

(4)  To dial from the list, scroll to a call and press  

Call

Conference Calls 

Start a Conference Call 

(1)  Establish the first call, press 

Conference 

button. 

(2)  Enter the participant’s phone number. 

(3)  Press 

Conference

 softkey to add participant to your call. 

(4)  Repeat to add additional participants. 

 

Remove Participants 

(1)  While in a conference, press 

Show Details

 .  

(2)  Highlight the participant’s name and press the 

Remove 

softkey. 

 

You can only remove participants if you initiated the conference. 

(3)   Hang up or press 

EndCall

 softkey to end your own participation. 

Change Ringtone 

(1)  Press 

Applications

.  

(2)  Select 

Settings

(3)  Select 

Ringtone.

 

(4)  Press 

Play 

to play the ringtone or push 

Set

 to select the ringtone. 

 

VOICEMAIL

 

Personalizing Your Voicemail 

Initial Setup 

(1)  Press the 

Messages 

button. 

(2)  Enter the default PIN (12XXXX; XXXX = extension number) then # 
(3)  Follow the prompts to record your name, greeting and a personal 

PIN. 

 

If needed your System Administrator can reset your PIN

 

Message Waiting Indicators (MWI) 

 

Solid red light on your handset

 

 

Red box and call counter on a line. 

Retrieving Your Voice Messages 

 

By default all voicemail will be sent to your email.  If you do not have 
email access you can perform the following actions:  

 

 

On Campus from YOUR Cisco Phone: 
1.  Dial 5000 or press the messages button. 
2.  Follow the voice prompts. Your ID=your phone extension. 

 

On Campus from another Cisco Phone: 
1.  Lift handset; dial 5000 
2.  When your hear the announcement for “Cisco Unity Con-

nection Messaging System”,  tap the 

*

 on your key pad. 

3.  Follow the voice prompts. Your ID=your phone extension. 

 

On Campus from an Avaya phone: 
1.  Dial 7000. 
2.  When your hear the announcement for “Cisco Unity Con-

nection Messaging System”,  tap the 

*

 on your key pad. 

3.  Follow the voice prompts. Your ID=your phone extension. 

 

Off Campus, dial 

(585) 395-7000 

to retrieve Voice Messages. 

1.  When your hear the announcement for “Cisco Unity Con-

nection Messaging System”,  hit 

*

 on your key pad. 

2. 

Follow the voice prompts.

 

Direct Transfer to Voicemail 

(1)  While on a call, press the transfer soft key.  
(2)  Press # and then dial the 4 digit extension,  

e.g. 

#XXXX   

Quick Reference Guide (Cisco Unified IP Phone 8841)

 

05/12/2016 

Reviews: