background image

 

 

 

05/03/2013 

Page 2 of 2  

KRO_003 

5.  Swipe your badge to 

Enter Badge ID

To clock in to an activity (such as Callback, Charge, 
Education, etc.): 

1.  Press the blue key next to the 

More

 menu option. 

2.  Press the blue key next to the menu option for the 

desired activity (such as 

Callback Activity

). 

3.  If the activity should be charged to your home BU-DEPT 

(business unit and department), JOB CODE, and 
EMPLOYEE RECORD, just press 

Enter

 in each field. 

Otherwise, follow steps 2-4 under 

To clock in to another 

department, job code, or position

4.  Swipe your badge to 

Enter Badge ID

 
To clear an activity (such as callback, charge, education, 
etc.) and return to a non-activity position: 

1.  Press the blue key next to the 

More

 menu option. 

2.  Press the blue button next to the 

Clear Activity

 menu 

option. 

5.  To return to your normal position, simply press 

Enter

 in 

the BU-DEPT (business unit and department), JOB 
CODE, and EMPLOYEE RECORD fields. 
Otherwise, follow steps 2-4 under 

To clock in to another 

department, job code, or position

3.  Swipe your badge to 

Enter Badge ID

 

To request paid time off (PTO): 

1.  Press the blue key next to the 

Request Paid Time Off

 

menu option 

2.  Swipe your badge to 

Enter Badge ID

Your available time off is listed at the top of the screen. 

3.  Press 

Enter

 to skip the Comment field. 

4.  Use the numeric keypad to enter the 

Leave Type

 code 

(The Leave Type code appears at the top of the screen 
with your PTO balances - typically Paid Time Off is 1 
and Holiday is 3). Press 

Enter

5.  Use the numeric keypad to enter the date you want to 

start your PTO. Use M.dd.yyyy format (such as 
9.05.2012). Press 

Enter. 

 

6.  Use the numeric keypad to enter the last date of your 

PTO. Use M.dd.yyyy format. Press 

Enter

Note

: Do not include your regular days off (such as 

Saturday & Sunday) in the date range! 

7.  Use the numeric keypad to enter the hours of PTO to be 

taken 

each day

 in the range in the 

Hours/Day

 field (such 

as 8 or 12). 

8.  The 

Submit

 option is selected by default. Press 

Enter

 to 

confirm this single entry 

OR

 

9.  Press the navigation keys to select 

Add Another

 then 

press 

Enter

. Enter additional time requests as described 

above. 

10.  When finished, press 

Enter

. A confirmation page will 

display. 

To view your PTO accruals:

 

1.  Press the blue key next to the 

View Accruals

 menu 

option. 

2.  Swipe your badge to 

Enter Badge ID

3.  Press 

Enter

 for the current date or use the numeric 

keypad to enter the “as of” date using the format 
M.dd.yyyy.  

4.  Press 

Enter

5.  Accruals information is displayed. Use the blue up/down 

Navigation Keys

 to scroll as needed. 

 

To review your timecard: 

1.  Press the blue key next to the 

View Timecard

 menu 

option. 

2.  Swipe your badge to 

Enter Badge ID

3.  Press the blue key next to the period you wish to review. 
4.  Your timecard data will display. Use the up/down 

Navigations Keys

 to scroll the information. 

5.  Review your punches and look for any incorrect entries 

or entries marked with an 

E

 (such as a missed punch). 

6.  Press the 

Back

 key (

) to return to the main screen. 

Note

: If you notice a problem with your time entries, contact 

your supervisor or timekeeper. 
 

To approve your time: 

Be sure to review your timecard before approving your time 
(see above). 
1.  Press the blue key next to the 

Approve Timecard

 menu 

option. 

2.  Swipe your badge to 

Enter Badge ID

3.  Press the blue key next to the appropriate time period to 

approve such as 

Week to Date, Yesterday, Last Week, 

Today, Specific Date, 

etc. before the end of a pay 

period.  
Press the 

Enter

 button to approve the timecard. 

A confirmation screen displays. 

Note

:

 Once you approve a time period, you can still punch in 

and out from the clock but you cannot make any changes or 
additional time punches in Kronos on the Portal in that 
period except to remove your approval. 

DO NOT

 approve the 

Current Pay Period

 until you have 

finished entering time for your final shift in the current pay 
period. 
 
 
 
 
 
 

 

For additional assistance, please refer to 

Working with Kronos 

Time and Attendance

 training or ask your manager or Super 

User. 

If you need additional help, contact the Ascension Health Ministry 
Service Center at 1.855.99AHMSC (1.855.992.4672). 

Reviews: